Datenschutzerklärung für die WeShare Firmenkunden

1. Verantwortlicher

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir, die UMI Urban Mobility International GmbH, Mollstr. 1, 10178 Berlin, info@urban-mobility.io, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Berlin Charlottenburg unter der Nr. 191888B, („UMI GmbH“), Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die UMI GmbH bei der Nutzung der mobilen Applikation „WeShare Business“ (die „App“) für den von der UMI GmbH angebotenen Car-Sharing- Dienst „WeShare“ (der „Dienst“).

2. Allgemeine Informationen

A. Übermittlung von Daten
1. Für die Durchführung erforderlicher vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen, zur Durchführung des Dienstes sowie zur Abwicklung und Erfüllung des Vertrags mit Ihnen beauftragen wir Dienstleister. Wir nutzen insbesondere IT-Dienstleister, die uns in unserem Auftrag z.B. IT-Infrastruktur, Software und Cloud-Dienste zur Verfügung stellen. Daneben nutzen wir Zahlungs- und Kundenservicedienstleister. Wir informieren Sie über die Übermittlung von personenbezogenen Daten an unsere Dienstleister im Folgenden bei der Darstellung der einzelnen Funktionen der App.

2. Im Falle von Ordnungswidrigkeiten, Parkverstößen sowie anderen Gesetzesverstößen, oder im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung zur Auskunft übermitteln wir Daten an Behörden, Gerichte, andere öffentliche Stellen oder andere berechtigte Dritte. Im Falle eines Unfalls mit einem WeShare Fahrzeug übermitteln wir personenbezogene Daten auch an Versicherungen und im Bedarfsfall an den Unfallgegner. Dies tun wir, wenn und soweit es gemäß dem anwendbaren Recht erforderlich (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zulässig ist, z.B. wenn die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Sofern wir Daten in Drittländer außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, hinsichtlich derer die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau nicht festgestellt hat, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien für ein angemessenes Datenschutzniveau. Ein angemessenes Datenschutzniveau haben wir mit den Empfängern der personenbezogenen Daten insbesondere durch den Abschluss von Verträgen sichergestellt, die auf sogenannten Standardvertragsklauseln basieren, die von der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 DSGVO erlassen wurden. Auf Wunsch übermitteln wir Ihnen eine Kopie der Vereinbarung.

3. Die einzelnen Funktionen

A. Registrierung
Erstellung eines WeShare Business Accounts

1. Um den Dienst nutzen zu können, benötigen Sie einen WeShare Business Account. Für die Erstellung eines WeShare Accounts sind folgende Daten erforderlich: Vollständiger Name der Gesellschaft, die Adresse, Steueridentifkationsummer und Handelsregisterauszug.

2. Den Vollständigen Name der Gesellschaft, die Adresse, Steueridentifkationsummer und denHandelsregisterauszug verwenden wir, um Sie als Business Account-Nutzer zu verifzieren und Sie korrekt in unserem Admin Portal anzulegen.

3. Ihre Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer nutzen wir, um ein Adminprofil zu erstellen und dieses mit dem WeShare Business Accounts Ihrer Firma zu verknüpfen.

4. Ihre E-Mail-Adresse, die Sie im Rahmen der Registrierung für das WeShare Businesskonto angegeben haben, benutzen wir, um Ihnen eine erleichterte, selbständige Anmeldungsfunktion im Rahmen Ihres WeShare Businesskontos anzubieten, sowie zur Kommunikation mit Ihnen. Ihre Telefonnummer, um deren Angabe wir Sie im Rahmen der Erstellung des WeShare Businessprofils bitten, verwenden wir auch für die Kommunikation.

5. Der/die Admin des Business Kontos erhält das Passwort und die Benutzerdaten von UMI via E-Mail, mit denen er/sie sich in das von Vulog S.A., The Crown, 21, Avenue Simone Veil, 06200 Nizza, Frankreich, betriebene Adminportal auf der Back Office-Plattform einloggen kann. Im Adminportal kann der/die Admin die Daten zu den Fahrten (Länge, Preis und Routenvorschau) der von ihm im Business Profile registrierten Business User, die Rechnungen für jeden Monat und die bevorzugte Zahlungsmethode einsehen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der in Absätzen 2 bis 4 genannten Daten ist die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, bzw. ist die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihre Anfrage erfolgen (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

6. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der übrigen vorgenannten Daten ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Als Anbieter des Dienstes sind wir gesetzlich (§ 7 StVG) dazu verpflichtet sicherzustellen, dass wir nur solche Gesellschaften zu unserem Dienst zulassen, die über eine gültige Adresse, Steueridentifikationsummer und Handelsregisterauszug verfügen. Um dieser rechtlichen Pflicht nachzukommen, müssen wir Ihre Firma verifizieren.

7. Für die Erbringung der erleichterten, selbständigen Anmeldefunktion im Rahmen Ihres WeShare Business Nutzerprofils nutzen wir VULOG S.A., The Crown, 21, Avenue Simone Veil, 06200 Nizza, Frankreich. Da ein Zugriff aus einem unsicheren Drittstaat auf die Daten nicht ausgeschlossen werden kann, wurden sogenannte EU-Standardverträge als angemessene Garantie zur Datenverarbeitung in nicht europäischen Ländern abgeschlossen.

8. Die Nutzung unseres Dienstes ist ohne Angabe der Daten, ohne Identifizierung und ohne Überprüfung der Firmendaten nicht möglich.

B. Abrechnung und Zahlung. Rechnungstellung

I. Abrechnung und Zahlung

1. Nachdem wir die Kosten für die Fahrten, die von den Mitarbeitenden mit dem Unternehmensprofil in einem Monat unternommen wurden, berechnet haben, erstellen wir eine Abrechnung am Ende des Monats. Diese ist im Adminportal einzusehen und downzuloaden.

2. Die Abwicklung der Bezahlung erfolgt über den von uns beauftragten Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. located C/O A & L Goodbody, Ifsc, North Wall Quay Dublin D01 H104, Ireland (“Stripe”). Alle von Stripe erbrachten Dienstleistungen entsprechen den Datenschutzbestimmungen, die unter dem folgenden Link verfügbar sind https://stripe.com/en-gb-de/privacy und https://www.dnb.com/de-de/upik-profile/985420235/stripe_payments_europe__limited. Sobald der/die Admin des Business Accounts eine bevorzugte Zahlungsmethode hinzugefügt hat, werden die entsprechenden Daten gespeichert, um die Zahlung automatisch vom Konto einzuziehen, sobald eine Rechnung ausgestellt wurde.

3. Zur Abwicklung einer Zahlung mit Kreditkarte erhebt Stripe Ihre Kreditkartendaten: Name, Vorname, Kreditkartendatennummer, CVC Code (Kartenprüfnummer) und Ablaufdatum. Zum Zweck der Zahlungsmittelverifizierung speichert Stripe nur die letzten vier Ziffern der Kreditkartennummer. Wenn die Überprüfung ergibt, dass die Kreditkartennummer fehlerhaft ist, der CVC Code (Kartenprüfnummer) nicht mit der Kreditkartennummer übereinstimmt, das Gültigkeitsdatum abgelaufen ist oder es sich um eine entwendete Kreditkarte handelt, werden uns diese Fehlermeldungen übermittelt.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der in Abschnitt C., Ziffer 1., Absätze 2 bis 4 genannten Daten ist die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, bzw. ist die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihre Anfrage erfolgen (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Datenweitergabe und Löschfristen
Die UMI GmbH speichert keine Kreditkartendaten. Alle Ihre Zahlungsdaten
werden von Stripe verarbeitet und für zukünftige Zahlungen gespeichert. Wir erhalten von Stripe lediglich eine verschlüsselte Zahlungsart-ID, die wir zur Belastung Ihres Kontos verwenden. Wenn Sie Ihr Konto löschen oder eine
 
Zahlungsmethode aktualisieren, löschen wir diese verschlüsselte Zahlungsmethoden-ID und können diese Zahlungsmethode nicht mehr belasten. Stripe speichert Ihre Zahlungsdaten gemäß der EU-Zahlungsdienstrichtlinien.

II. Rechnungstellung

1. Zur Erstellung der Rechnung und zu Zwecken des Kundenservice (z.B. Bearbeitung von Erstattungsaufträgen) verwenden wir Ihren Namen, Vornamen, Adresse, Gesellschaftsdaten, Mietdauer, Anfang und Ende der Miete, Mietpreis pro Fahrt sowie den Zeitpunkt, an dem dieser beglichen wurde bzw. erfolglos abgebucht wurde.

2. Für die Rechnungsstellung verwenden wir eine Softwarelösung der Firma VULOG S.A., The Crown, 21, Avenue Simone Veil, 06200 Nizza, Frankreich (“Vulog”). Vulog agiert als Auftragsverarbeiter für die UMI GmbH. Zugriff auf die Informationen durch Vulog kann nicht ausgeschlossen werden, daher wurde ein entsprechender EU-Standardvertrag als angemessene Garantie zur Datenverarbeitung in nicht europäischen Ländern geschlossen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Zahlungsdaten im Rahmen der Rechnungstellung ist die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, bzw. ist die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihre Anfrage erfolgen (Artikel 6 Abs. 1 lit. bDSGVO).

3. Datenweitergabe und Löschfristen
Rechnungsdaten (d.h. die in den Rechnungen für die Mieten erfassten Daten) werden zum Zwecke der Rechnungstellung an Billing Platform weitergeleitet. Rechnungsdaten löschen wir nach 10 Jahren gemäß unserer Aufbewahrungspflicht nach §147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG.

C. Kundenservice

I. Allgemeine Informationen

1. Sie haben die Möglichkeit, unseren Kundenservice per E-Mail oder Telefon zu kontaktieren. Die Abwicklung erfolgt über den von uns beauftragten Dienstleister Sitel GmbH, Thelen Technopark, Wohlrabedamm 32, 13 629 Berlin, Deutschland.

2. Wenn Sie Kontakt mit dem Kundenservice aufnehmen, werden die von Ihnen gemachten Angaben und Daten (einschließlich personenbezogener Daten) in einem Ticket aufgenommen, um Ihr Anliegen bearbeiten zu können. Hierbei werden Daten, die zur Beantwortung Ihrer Anfrage notwendig sind, wie z.B. Name, Vorname, postalische Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse über unseren Kundendienst erfasst. Zur Bearbeitung Ihrer Anfragen setzen wir verschiedene Kundenbetreuungsanwendungen und Funktionalitäten von Zendesk, Inc., 989 Market Street #300, San Francisco, CA 94102, USA („Zendesk“) ein. Zendesk agiert als Auftragsverarbeiter für die UMI GmbH. Zugriff auf die Informationen durch Zendesk kann nicht ausgeschlossen werden, daher wurde ein entsprechender EU-Standardvertrag als angemessene Garantie zur Datenverarbeitung in nicht europäischen Ländern geschlossen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten unter Abschnitt D., Ziffer 1., Absatz 2 ist die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, bzw. ist die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihre Anfrage erfolgen (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine weitergehende Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wie etwa die Aufzeichnung von Gesprächen, findet nur mit Ihrer Einwilligung statt (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

3. Datenweitergabe und Löschfristen
Alle bei der Ticketaufnahme von Ihnen gemachten Angaben und Daten (einschließlich personenbezogener Daten) werden ein Teil von Ihrem WeShare Business Nutzerprofil und fünf Jahre nach Beendigung des Vertrages über die Nutzung unseres Dienstes gelöscht.

4. Marketing und Marktforschung

A. Kundenkommunikation

1. Wir verwenden Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Gesellschaftsdaten um Sie per E- Mail über Sie betreffende Neuerungen bezogen auf den WeShare Business Dienst zu informieren. Für diese Zwecke nutzen wir ein CRM-Dienst der Firma Braze Inc., 330 West 34th Street, New York, NY 10001, die Vereinigte Staaten („Braze“).

2. E-Mails mit Produktinformationen, Empfehlungen und interessenbezogener Werbung erhalten Sie unabhängig von Ihrem Abonnement für unseren Newsletter. Diese E-Mails enthalten Sonderangebote, Informationen über die von uns angebotenen Services und Anweisungen zur Nutzung vom WeShare-Dienst. Zu diesem Zweck verwenden wir Ihre bei der Registrierung angegebene E-Mail- Adresse und Ihren Namen (ggf. Geburtsnamen). Um sicher zu stellen, dass Sie von uns ausschließlich E-Mails bekommen, die ihren Interessen entsprechen, verwenden wir von Ihrem Endgerät automatisch generierte Daten (z.B. Informationen zu Ihrem Gerät und dessen Betriebssystem, zu ihrer Aktivität in unserer App). Diese E-Mails können Sie jederzeit abbestellen, indem Sie den in der E-Mail angegebenen Abmeldelink weiter folgen, oder uns darüber per E-Mail an we-care@we-share.io, oder per Post an UMI GmbH, Mollstr. 1, 10178 Berlin informieren.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten unter Abschnitt E., Ziffer 1., Absatz 1 ist die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, bzw. ist die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihre Anfrage erfolgen (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten unter Abschnitt E., Ziffer 1., Absatz 2 ist unser berechtigtes Interesse (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

B. Werbung und Marketinginhalte

1. Wenn Sie Informationen zu unseren Produkten erhalten möchten, können Sie diese Werbung bestellen. Hierfür werden im Rahmen der von Ihnen zu gebenden Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) folgende Daten zum Zwecke der Werbezustellung verarbeitet: Gesellschaftsname, E-Mail-Adresse. Ferner verwenden wir die folgenden Daten, um den Inhalt und die Art unserer Anzeigen besser an Ihre Interessen und Präferenzen anzupassen: Buchungsdaten (z. B. Ausgaben, zurückgelegte Reisen, Buchungsrate und Dauer der Buchungen, Buchungszeitpunkt), Nutzungsdaten (z. B. Kunden-Status, Nutzungsrate unserer App, Öffnungsraten) Standortdaten (abgeschnittene Standortdaten , die nur die ungefähre Postleitzahl des Ortes angibt, an dem Sie sich zum Zeitpunkt des Mietbeginns, bzw. des Mietendes befinden). Ihre Einwilligung ist optional und kann jederzeit und gemäß den Bedingungen unter Abschnitt IV dieser Datenschutzerklärung widerruft werden.

2. Wir benutzen Braze, um Werbekampagnen mit der Registrierung und der späteren Nutzung des WeShare Diensts zu verbinden und deren Erfolg zu bemessen. Zudem nutzen wir die von Braze zur Verfügung gestellten Funktionalitäten, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Ihnen auf verschiedenen Weisen Neuigkeiten über unseren Dienst und unsere Kampagnen mitzuteilen. Zu diesen Zwecken verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Vornamen (ggf. Geburtsnamen), eine von der Braze-Software automatisch generierte pseudonymisierte Nutzer-ID und Ihre vom Betriebssystem Ihres Endgerätes automatisch generierte Werbungs-IDs (Identifier for Advertising („DFA“) für iOS bzw. Google Advertising ID („AAID“) für Android).

3. Wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilen, bekommen Sie personalisierte Werbungs- und Marketinginhalte über E-Mail.

4. Wenn Sie unseren Service nutzen und mit einem Gutschein dafür bezahlen, können Informationen über die Nutzung des Gutscheins aus buchhalterischen Gründen (z.B. Datum und Uhrzeit der Buchung, Buchungsnummer, Gutscheincode, Preis) an die jeweilige Drittpartei (die Partei, von der Sie den Gutschein erhalten haben, wenn nicht WeShare) weitergegeben werden. Ihre Kontoinformationen werden nicht an den Dritten weitergegeben. Für die Erstellung und Durchführung von Gutscheinen, Promotioncodes und Kampagnen nutzen wir die Dienste der Talon.One GmbH, Wiener Str. 10, 10999 Berlin, die für uns als Auftragsverarbeiter agiert.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach diesem Abschnitt E., Ziffer 2., Absatz 5 ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

5. Datenweitergabe und Löschfristen
a. Daten, die für Marketingzwecke verwendet werden, werden in pseudonymisierter Form gespeichert und an Braze weitergegeben. Diese Daten löschen wir mit zukünftiger Wirkung, wenn Sie Ihre für Marketingzwecke erteilte Einwilligung gemäß Abschnitt IV widerrufen.
b. Vertragsrelevante Daten, d.h. Ihre E-Mail-Adresse und Vorname löschen wir fünf Jahre nach Beendigung des Vertrages über die Nutzung unseres Dienstes.

5. Ihre Rechte und Ansprechpartner

A. Ihre Rechte

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der UMI GmbH jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter dem Abschnitt B.

1. Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

2. Berichtigungsrecht
Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

3. Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

5. Widerspruchsrecht
Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden Interesse beruht oder Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung genutzt werden, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Ein Widerspruch ist zulässig, wenn die Verarbeitung entweder im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund eines berechtigten Interesses der UMI GmbH oder eines Dritten erfolgt. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigem und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.

7. Widerrufsrecht
Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen.

8. Beschwerderecht
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Berlin) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

B. Ihre Ansprechpartner

1. Ausübung Ihrer Rechte
Für die Ausübung Ihrer Rechte oder um weitergehende Informationen der UMI GmbH zu erhalten, bitte wenden Sie sich an: datenschutz@urban-mobility.io

2. Datenschutzbeauftragter
Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg datenschutz@volkswagen.de